Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, alte Buchhaltungsunterlagen: Irgendwann stellt sich jeder Selbstständige die Frage, was davon eigentlich noch gebraucht wird und was endlich weg kann. Und gerade bei den Aufbewahrungsfristen hat sich etwas getan, denn seit 2025 müssen Buchungsbelege grundsätzlich nicht mehr zehn, sondern nur noch acht Jahre aufbewahrt werden.
Das bedeutet aber nicht, dass nach acht Jahren einfach alles gelöscht oder in den Papierkorb geworfen werden darf. Je nachdem, um welches Dokument es sich handelt, gelten unterschiedliche Fristen, und genauso wichtig ist der Zeitpunkt, ab dem diese Frist überhaupt zu laufen beginnt.
Warum es Aufbewahrungsfristen gibt
Geschäftliche Unterlagen müssen so lange vorhanden sein, dass Geschäftsvorfälle auch später noch nachvollzogen werden können. Das spielt zum Beispiel eine Rolle, wenn das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung auf ältere Jahre zurückgreift oder nachvollziehen möchte, wie eine bestimmte Buchung entstanden ist. Für immer aufbewahren musst du deshalb aber nicht jeden geschäftlichen Zettel: Für den normalen Buchhaltungsalltag sind vor allem drei Fristen wichtig, nämlich sechs, acht und zehn Jahre.
Acht Jahre: Rechnungen und andere Buchungsbelege
Eine der wichtigsten Änderungen kam zum 1. Januar 2025. Buchungsbelege mussten früher grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden, diese Frist wurde auf acht Jahre verkürzt. Dazu gehören zum Beispiel:
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Quittungen und Kassenbelege
- Kontoauszüge und Bankbelege, soweit sie Buchungsbelege sind
- Reisekostenabrechnungen
- Eigenbelege und andere Belege, die einer Buchung zugrunde liegen
Auch umsatzsteuerlich gilt für ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich eine Frist von acht Jahren, die beiden Regelungen laufen hier also gleich. Die Änderung betrifft übrigens nicht nur neue Belege ab 2025, sondern grundsätzlich auch ältere Buchungsbelege, deren bisherige Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen war. Für dich heißt das: In deinem Archiv sind unter Umständen schon Jahrgänge dabei, die du früher noch zwei Jahre länger hättest behalten müssen.
Zehn Jahre: Was nicht verkürzt wurde
Die Verkürzung betrifft die Buchungsbelege, andere wichtige Unterlagen müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden. Dazu zählen beispielsweise:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Buchführung notwendig sind, dazu gehört auch deine Verfahrensdokumentation
Deshalb solltest du nicht einfach einen kompletten Jahrgang nach acht Jahren löschen, ohne vorher zu prüfen, was darin enthalten ist. Ein Beleg aus einem Jahr darf unter Umständen schon vernichtet werden, während andere Unterlagen aus genau demselben Jahr noch aufbewahrungspflichtig sind.
Sechs Jahre: Geschäfts- und Handelsbriefe
Für empfangene und abgesandte Geschäfts- und Handelsbriefe gilt grundsätzlich eine Frist von sechs Jahren, das können zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen oder geschäftliche Korrespondenz sein. Wichtig dabei: Nicht jede E-Mail in deinem Postfach wird automatisch zu einem aufbewahrungspflichtigen Geschäftsbrief, entscheidend ist, ob die Nachricht für ein Geschäft oder einen steuerlich relevanten Vorgang von Bedeutung ist.
Wenn du Mitarbeitende beschäftigst, gehören auch deine Lohnkonten in diese Gruppe, für sie gilt ebenfalls eine Frist von sechs Jahren.
Wann die Frist überhaupt beginnt
Die Frist beginnt nicht an dem Tag, der auf dem Dokument steht. Entscheidend ist grundsätzlich das Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die jeweilige Unterlage erstellt worden ist. Ein Beispiel macht das greifbarer:
Du erhältst oder erstellst im Jahr 2026 eine Rechnung, für die eine Frist von acht Jahren gilt. Die Frist beginnt dann mit dem Ende des Jahres 2026, läuft vom 01.01.2027 bis einschließlich 31.12.2034, und ab dem 01.01.2035 darf die Rechnung grundsätzlich vernichtet werden, wenn es keinen Grund gibt, sie länger aufzubewahren.
Bei anderen Unterlagen kann der Beginn etwas anders liegen. Ein Jahresabschluss gehört zum Beispiel zu dem Jahr, für das er erstellt wurde, wird aber häufig erst im Folgejahr tatsächlich aufgestellt. Und bei Verträgen läuft die Frist nicht ab dem Datum der Unterschrift, sondern erst ab dem Ende des Vertrags. Für den Beginn der Aufbewahrungsfrist ist deshalb nicht einfach die Jahreszahl auf dem Ordner entscheidend.
Frist abgelaufen heißt nicht automatisch löschen
Auch wenn die reguläre Frist rechnerisch beendet ist, solltest du nicht ungeprüft löschen. Werden Unterlagen noch für eine laufende Betriebsprüfung, ein Einspruchsverfahren oder einen steuerlich noch nicht abgeschlossenen Sachverhalt gebraucht, bleiben sie weiterhin von Bedeutung, und die Aufbewahrungspflicht kann sich dadurch faktisch verlängern. Gerade bei offenen oder strittigen Steuerjahren gilt deshalb: lieber noch einmal prüfen, bevor etwas endgültig vernichtet wird.
Digitale Belege bleiben digitale Belege
Viele Unterlagen kommen heute ohnehin nicht mehr auf Papier: Rechnungen landen per E-Mail im Postfach, Kontoauszüge werden im Onlinebanking bereitgestellt, Belege lädst du direkt in deine Buchhaltungssoftware. Dabei ist wichtig, dass ein Beleg, den du elektronisch erhältst, auch elektronisch aufbewahrt wird. Eine PDF-Rechnung auszudrucken und anschließend die ursprüngliche Datei zu löschen, ist keine ordnungsgemäße Archivierung.
Gerade mit der E-Rechnung wird dieser Punkt noch wichtiger, denn bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Datenteil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Nur eine lesbare PDF-Version zu speichern, reicht bei einer echten E-Rechnung deshalb nicht aus. Auf die E-Rechnung und ihre Aufbewahrung gehe ich in einem eigenen Blogartikel noch ausführlicher ein.
Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Papierbelege dürfen grundsätzlich digitalisiert und unter bestimmten Voraussetzungen anschließend auch vernichtet werden, aber mit dem Scannen allein ist es nicht getan. Der Digitalisierungsprozess muss so organisiert sein, dass der Beleg vollständig und lesbar erfasst wird, danach nicht unbemerkt verändert werden kann und über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar bleibt. Auch der Ablauf selbst muss nachvollziehbar sein, und genau dafür brauchst du eine Verfahrensdokumentation, in der festgehalten ist, wie Papierbelege bei dir erfasst, geprüft und archiviert werden.
Dazu kommt, dass es Unterlagen gibt, bei denen das Original wegen anderer Vorschriften oder wegen seiner Beweisfunktion weiterhin sinnvoll oder sogar erforderlich ist. Wenn du deine Papierablage vollständig abschaffen willst, prüfe deshalb vorher, ob dein digitaler Prozess diese Anforderungen tatsächlich erfüllt.
Kleine Übersicht
Für den Buchhaltungsalltag kannst du dir diese drei Fristen merken:
- Zehn Jahre: unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und die Verfahrensdokumentation
- Acht Jahre: Rechnungen und andere Buchungsbelege
- Sechs Jahre: empfangene und abgesandte Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Lohnkonten
Mein Fazit
Aufbewahrungsfristen wirken komplizierter, als sie im normalen Buchhaltungsalltag sein müssen, und du musst dafür keine einzelne gesetzliche Sonderregelung auswendig kennen. Wichtig ist, dass du deine Unterlagen sauber ablegst, zwischen den wesentlichen Fristen unterscheiden kannst, weißt, wann eine Frist tatsächlich begonnen hat, und digitale Dokumente auch wirklich digital und nachvollziehbar aufbewahrst. Gerade mit einer Buchhaltungssoftware lässt sich das heute deutlich einfacher organisieren als früher mit mehreren Reihen voller Aktenordner.
Bevor du also einmal im Jahr voller Motivation dein digitales Archiv oder deine alten Ordner aussortierst, lohnt sich der kurze Blick auf die Frist. Denn erst wenn sie wirklich abgelaufen ist und die Unterlagen auch aus keinem anderen Grund mehr gebraucht werden, können sie endgültig weg.
Eine individuelle Steuerberatung darf ich als Bilanzbuchhalterin nicht leisten, aber dafür, dass deine Belege von Anfang an dort landen, wo du sie später auch wiederfindest, sorge ich sehr gerne mit dir. Wenn du wissen willst, wie das bei dir konkret aussehen kann, lass uns das im Analysegespräch anschauen.