Einfach. Ruhig. Schritt für Schritt.
Der Start in die Selbstständigkeit bringt viele Fragen mit sich. Eine der häufigsten lautet:
„Soll ich die Kleinunternehmerregelung nutzen – oder nicht?“
Vielleicht hast du schon gehört, dass sie den Einstieg erleichtert, weniger Bürokratie bedeutet oder „für den Anfang“ sinnvoll ist. Gleichzeitig taucht oft die Sorge auf, etwas falsch zu machen oder plötzlich rückwirkend Umsatzsteuer zahlen zu müssen.
In diesem Artikel findest du eine ruhige, klare Erklärung ohne Fachsprache – damit du verstehst, wie die Kleinunternehmerregelung funktioniert und ob sie zu deinem Business passt.
Was ist die Kleinunternehmer-Regelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachungsregelung im Umsatzsteuergesetz (§ 19 UStG). Sie soll dir den Einstieg in die Selbstständigkeit leichter machen.
Wichtig: Es geht ausschließlich um die Umsatzsteuer.
Das bedeutet für dich:
- Du weist keine Umsatzsteuer auf Rechnungen aus.
- Du gibst keine Umsatzsteuervoranmeldungen ab.
- Du bleibst trotzdem umsatzsteuerlicher Unternehmer.
Was sich nicht ändert:
- Deine Einkommensteuer zahlst du ganz normal.
- Auch die Gewerbesteuer hat mit der Kleinunternehmerregelung nichts zu tun.
Kurz gesagt:
Die Kleinunternehmerregelung nimmt dir nur den Teil mit der Umsatzsteuer ab – nicht deine Steuerpflicht insgesamt.
Wer darf die Kleinunternehmer-Regelung nutzen?
Grundsätzlich können alle Unternehmer:innen die Kleinunternehmerregelung verwenden – unabhängig von der Rechtsform (Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR, UG, GmbH).
In der Praxis nutzen sie vor allem Solo-Selbstständige und kleine Betriebe. Für viele ist sie ein einfacher Startpunkt, bevor das Business wächst.
Die Umsatzgrenzen ab 2025 – einfach erklärt
Damit du die Kleinunternehmerregelung anwenden darfst, müssen zwei Umsatzgrenzen eingehalten werden:
- Vorjahr: maximal 25.000 €
- Laufendes Jahr: voraussichtlich maximal 100.000 €
Für die Grenze zählt dein Gesamtumsatz, also deine steuerbaren Umsätze. Bestimmte steuerfreie Umsätze werden nicht eingerechnet.
Ein paar Beispiele zur Orientierung:
- Vorjahr 18.000 € → KUR möglich
- Vorjahr 23.000 €, Prognose 85.000 € → KUR möglich
- Prognose 110.000 € → KUR nicht möglich
So bekommst du ein Gefühl dafür, wo du stehst.
Mehrere Tätigkeiten? Deine Umsätze werden zusammengezählt
Viele Selbstständige haben verschiedene Angebote – z. B.:
- Coachings
- Workshops oder Kurse
- Online-Produkte
- Templates, Workbooks
- physische Produkte
Umsatzsteuerlich gilt das trotzdem als ein Unternehmen, solange alles unter deinem Namen oder deiner Firma läuft.
Das bedeutet:
Für die Umsatzgrenzen zählen alle Umsätze zusammen. Du kannst die Kleinunternehmerregelung nicht „pro Angebot“ anwenden.
Wie du die Kleinunternehmer-Regelung wählst – und wann sie endet
1. Entscheidung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest, entscheidest du bewusst im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Du setzt dort ein Häkchen:
- „Ich möchte die Kleinunternehmerregelung anwenden“
oder - „Ich verzichte auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung“
Es ist immer eine aktive Entscheidung. Nichts passiert automatisch.
2. Voraussetzungen: Die Umsatzgrenzen
Damit deine Entscheidung wirksam bleibt, müssen diese beiden Grenzen eingehalten werden:
- Vorjahr: maximal 25.000 €
- Laufendes Jahr: voraussichtlich maximal 100.000 €
Solange du darunter bleibst, darfst du die Kleinunternehmerregelung anwenden.
3. Freiwilliger Verzicht (bewusster Wechsel)
Du kannst dich freiwillig dafür entscheiden, die Kleinunternehmerregelung nicht mehr anzuwenden – auch wenn du die Grenzen einhältst.
Dann wirst du ab dem nächsten Kalenderjahr regelbesteuert und bist an diese Entscheidung 5 Jahre gebunden.
Das ist sinnvoll, wenn du größere Investitionen planst und Vorsteuer ziehen möchtest.
4. Automatischer Wechsel durch Umsatzüberschreitung
Die Kleinunternehmerregelung endet automatisch, sobald du bestimmte Umsatzgrenzen überschreitest. Es gibt zwei unterschiedliche Fälle:
a) Überschreitung der 25.000 €–Grenze (Vorjahr)
Liegt dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, nutzt du die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr nicht mehr.
b) Überschreitung der 100.000 €–Grenze (laufendes Jahr)
Überschreitest du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 €, wechselst du ab dem Zeitpunkt der Überschreitung in die Regelbesteuerung. Nicht rückwirkend – nur ab diesem Moment. Ab dann weist du Umsatzsteuer aus und musst Voranmeldungen abgeben.
Besonderheit im Gründungsjahr
Startest du mitten im Jahr und überschreitest im selben Jahr bereits die 25.000 €,
endet die Kleinunternehmerregelung ebenfalls sofort mit der Rechnung, die zur Überschreitung führt.
Ab dieser Rechnung musst du Umsatzsteuer ausweisen.
Was muss auf deiner Rechnung stehen?
Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, gehört folgender Hinweis auf deine Rechnung:
„Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).“
Ohne diesen Satz kann deine Rechnung als unvollständig gelten.
Was bedeutet die Kleinunternehmer-Regelung für die Vorsteuer?
Wenn du Kleinunternehmer bist:
- Du darfst keine Vorsteuer ziehen.
- Vorsteuerabzug ist erst nach Wechsel in die Regelbesteuerung möglich.
Besonders wichtig bei geplanten Investitionen: Plane das frühzeitig ein.
Leistungen ins Ausland: Die Kleinunternehmer-Regelung ist rein deutsch
Die Kleinunternehmerregelung gilt nur für die deutsche Umsatzsteuer.
Wenn du Kund:innen im Ausland hast, gelten je nach Art deiner Leistung andere Regelungen – etwa zum Ort der Leistung oder zum Reverse-Charge-Verfahren.
Wenn du international arbeitest, lohnt sich eine kurze fachliche Beratung, damit alles sauber und sicher läuft.
Typische Fehler – damit du sie nicht machst
- Steuerfreie Umsätze werden falsch mitgerechnet.
- Prognosen werden schön gerechnet.
- Der Pflichtsatz auf Rechnungen fehlt.
- Preise werden nach dem Wechsel nicht angepasst.
- Vorsteuer wird irrtümlich abgezogen.
- Der Wechsel wird zu spät gemeldet.
Wenn du diese Punkte kennst, arbeitest du ruhiger und sicherer.
Was du jetzt tun solltest
- Prüfe deine bisherigen und geplanten Umsätze.
- Erstelle eine realistische Jahresprognose.
- Entscheide, ob die KUR zu deinem Geschäftsmodell passt.
- Passe deine Rechnungsvorlage an.
- Behalte dein Wachstum im Blick.
- Führe deine Buchhaltung klar und nachvollziehbar.
Das klingt vielleicht nach viel – aber mit einer guten Struktur es einfach.
Abschluss
Die Kleinunternehmerregelung kann ein guter Einstieg sein – aber sie passt nicht in jede Phase eines Unternehmens. Wichtig ist, dass du weißt, wie sie funktioniert und welche Auswirkungen sie auf deinen Geschäftsalltag hat.
Mit Klarheit und einer sauberen Struktur triffst du Entscheidungen, die dich und dein Business langfristig tragen.
Wenn du möchtest, unterstütze ich dich gern dabei – Schritt für Schritt.