Wie viel solltest du jeden Monat für deine Steuern zurücklegen? Vielleicht hast du dazu schon die klassische Antwort gehört: Leg einfach 30 Prozent von deinem Gewinn zurück, dann bist du auf der sicheren Seite. Das klingt einfach, und genau das macht diese Faustregel so beliebt. Nur wird sie deiner persönlichen Situation kaum gerecht, denn zwei Selbstständige können am Jahresende exakt denselben Gewinn haben und trotzdem eine völlig unterschiedliche Steuerbelastung, und damit auch eine unterschiedliche Rücklage, die für sie richtig wäre.
Deshalb lohnt es sich, bei diesem Thema etwas genauer hinzuschauen. Nicht, weil du Angst vor der nächsten Steuererklärung haben solltest, sondern weil eine realistische Rücklage dafür sorgt, dass eine spätere Steuerzahlung zu einer eingeplanten Ausgabe wird und nicht plötzlich deine gesamte Liquidität durcheinanderbringt.
Warum 30 Prozent nicht automatisch richtig sind
Die Einkommensteuer funktioniert nicht mit einem festen Prozentsatz, den jeder Selbstständige auf seinen Gewinn zahlt. Wie hoch deine tatsächliche Belastung ausfällt, hängt unter anderem davon ab, wie hoch dein zu versteuerndes Einkommen insgesamt ist, ob du allein oder gemeinsam mit einem Ehepartner veranlagt wirst, welche weiteren Einkünfte und Vorsorgeaufwendungen eine Rolle spielen, ob Kirchensteuer anfällt und ob du gewerblich oder freiberuflich tätig bist. Bei einem Gewerbebetrieb kommt zusätzlich noch die Gewerbesteuer dazu.
Zwei Menschen mit demselben Unternehmensgewinn können also steuerlich an ganz unterschiedlichen Stellen stehen: Der eine legt mit 30 Prozent vielleicht deutlich mehr zurück, als später tatsächlich gebraucht wird, was zwar steuerlich kein Problem ist, aber dieses Geld fehlt in der Zwischenzeit für private Ausgaben, Investitionen oder die Liquidität im Unternehmen. Bei der anderen Person reichen die 30 Prozent vielleicht gar nicht aus.
Es kommt darauf an. Bei der Steuerrücklage ist das keine ausweichende Antwort, sondern genau der Punkt.
Gewinn ist nicht gleich Kontostand
Ein weiterer Punkt macht die Steuerrücklage gerade am Anfang der Selbstständigkeit schwierig: Das Geld liegt zunächst tatsächlich auf deinem Konto. Deine Einnahmen sind da, deine laufenden Kosten sind bezahlt, und auf dem Geschäftskonto ist noch ausreichend Geld vorhanden. Dadurch entsteht schnell das Gefühl, dass dieser Betrag auch vollständig zur Verfügung steht. Aber Gewinn ist nicht gleich Kontostand.
Ein Teil deines erwirtschafteten Gewinns wird später für Einkommensteuer und gegebenenfalls weitere Steuern benötigt, und solange dieser Betrag nicht sichtbar getrennt wird, fühlt er sich trotzdem genauso verfügbar an wie der Rest. Dann kommt eine neue Software, eine Fortbildung, ein schwächerer Monat oder eine größere private Ausgabe, und nach und nach wird genau das Geld verwendet, das eigentlich für die Steuer gedacht war.
Deshalb rate ich dazu, die Steuerrücklage auch tatsächlich getrennt vom laufenden Geld zu betrachten. Ob du dafür mit einem festen monatlichen Betrag arbeitest oder regelmäßig anhand deines aktuellen Gewinns Geld auf ein separates Konto verschiebst, hängt davon ab, was für dich funktioniert. Entscheidend ist nur, dass du jederzeit weißt, welcher Betrag wirklich verfügbar ist und welcher nicht.
Warum eine einzelne Nachzahlung schnell zum Problem werden kann
Eine Steuernachzahlung ist für sich genommen noch kein Drama. Problematisch wird es meistens dann, wenn sie überraschend kommt und gleichzeitig weitere Zahlungen fällig werden. Gerade wenn deine Vorauszahlungen bisher niedrig waren oder noch gar keine festgesetzt wurden, kann sich die Situation nach Abgabe einer Steuererklärung sehr schnell verändern:
Stellt sich heraus, dass dein Gewinn deutlich höher war als bisher angenommen, kann daraus eine Nachzahlung für das betreffende Jahr entstehen, und gleichzeitig kann das Finanzamt auf Grundlage der neuen Zahlen auch deine laufenden Vorauszahlungen erhöhen. Damit bleibt es möglicherweise nicht bei der einen Zahlung, mit der du gerechnet hast, sondern aus einzelnen Beträgen werden innerhalb kurzer Zeit schnell einige Tausend Euro, die zur Verfügung stehen müssen.
Noch deutlicher wird das, wenn mehrere Steuererklärungen gleichzeitig hinterherhängen. Ich sehe das in meiner Arbeit immer wieder: Wird zum Beispiel erst spät die Erklärung für ein zurückliegendes Jahr abgegeben, kann daraus eine Nachzahlung für genau dieses Jahr entstehen, während gleichzeitig die Vorauszahlungen für die Folgejahre nachträglich angepasst werden. Dann treffen im ungünstigen Fall mehrere Jahre aufeinander, und genau das kann für ein Unternehmen zu einem erheblichen Liquiditätsproblem werden. Nicht, weil das Business schlecht läuft, sondern weil Geld ausgegeben wurde, das eigentlich für diese Steuerzahlungen hätte zurückgelegt werden müssen.
Eine gute Steuerrücklage gibt dir Planungssicherheit
Mir geht es bei Steuerrücklagen nicht darum, möglichst viel Geld irgendwo unangetastet liegen zu lassen, sondern darum, eine realistische Größenordnung zu kennen. Legst du zu wenig zurück, kann dich die spätere Zahlung unter Druck setzen. Legst du dauerhaft viel zu viel zurück, bindest du Liquidität, die du an anderer Stelle sinnvoll einsetzen könntest. Beides ist nicht optimal. Eine gute Steuerrücklage sollte deshalb zu deinen tatsächlichen Zahlen und zu deiner persönlichen Situation passen und regelmäßig überprüft werden, wenn sich dein Gewinn deutlich verändert.
Gerade deshalb ist eine aktuelle Buchhaltung so wichtig. Erst wenn du weißt, welchen Gewinn du tatsächlich erwirtschaftest, kannst du sinnvoll beurteilen, wie hoch deine Rücklage sein sollte. Deine Buchhaltung zeigt dir also nicht nur, was bereits passiert ist, sie hilft dir auch dabei, vorauszuschauen.
Mein Steuerrücklage-Rechner
Weil ich diese Situation in meiner Arbeit so häufig sehe, habe ich einen Steuerrücklage-Rechner entwickelt: Du trägst deine persönlichen Angaben und deinen Gewinn ein und bekommst eine Orientierung, wie hoch deine monatliche Rücklage sein sollte, aufgeschlüsselt zum Beispiel nach Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und, wenn du gewerblich tätig bist, Gewerbesteuer. Der Rechner arbeitet also nicht mit der pauschalen Aussage, leg einfach 30 Prozent zurück, sondern schaut genauer hin. Denn genau das ist der Gedanke dahinter: Zwei Selbstständige mit demselben Gewinn können eine völlig unterschiedliche Steuerbelastung haben, und deine Rücklage sollte zu deiner Situation passen, nicht zu irgendeiner Faustregel.
Der Steuerrücklagen-Rechner steht hier für dich bereit.
Was du mit deiner errechneten Rücklage machen kannst
Wenn du weißt, welche Größenordnung du monatlich zurücklegen solltest, ist der nächste Schritt eigentlich unspektakulär: Sorge dafür, dass dieses Geld nicht versehentlich Teil deines normalen Budgets wird, zum Beispiel über ein separates Rücklagenkonto.
Wie du es anschließend befüllst, muss zu dir passen, sei es mit einem festen monatlichen Betrag oder mit einem Blick auf deinen tatsächlichen Gewinn, den du regelmäßig überträgst. Wichtig ist nicht, dass du das perfekte System verwendest. Wichtig ist, dass du deine Steuer nicht erst dann einplanst, wenn der Bescheid im Briefkasten liegt.
Mein Fazit
Steuern sollten kein Grund sein, Angst vor einem guten Geschäftsjahr zu haben. Wenn dein Gewinn steigt und dadurch auch deine Steuerbelastung höher wird, bedeutet das zunächst einmal, dass dein Unternehmen Geld verdient hat. Schwierig wird es erst, wenn die Steuer, die zu diesem Gewinn gehört, in deiner Planung gar nicht vorkommt. Deshalb halte ich wenig von der pauschalen Empfehlung, einfach immer 30 Prozent zurückzulegen: Sie kann passen, sie kann zu hoch sein, und sie kann zu niedrig sein. Entscheidend ist deine eigene Situation.
Wenn du deine Zahlen kennst, deine Buchhaltung aktuell hältst und deine Rücklage bewusst planst, wird aus einer möglichen Steuernachzahlung keine unbekannte Größe mehr. Und genau darum geht es: nicht um Angst vor der nächsten Steuererklärung, sondern darum, vorher zu wissen, was auf dich zukommen kann.
Eine individuelle Steuerberatung darf ich als Buchhalterin nicht leisten, aber genau da, wo deine Rücklage anfängt, nämlich bei einer sauberen, aktuellen Buchhaltung, unterstütze ich dich sehr gerne. Wenn du wissen willst, wie das bei dir konkret aussehen könnte, lass uns das im Analysegespräch anschauen. Und wenn du erst mal nur eine einzelne Frage hast, bevor du dich für mehr entscheidest, bring sie gerne mit in mein Format Frag Mareike.