Die Kleinunternehmerregelung ist gerade am Anfang praktisch, weil du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist und im Bereich der Umsatzsteuer weniger laufenden Aufwand hast. Aber dein Unternehmen entwickelt sich: Vielleicht kommen mehr Aufträge dazu, deine Preise steigen, oder aus einem kleinen Nebengewerbe wird nach und nach ein gut laufendes Business. Und dann wird aus der Frage, ob die Kleinunternehmerregelung zu dir passt, irgendwann eine andere, nämlich was eigentlich passiert, wenn du die Grenze überschreitest.
Die Grundlagen zur Kleinunternehmerregelung und zu den Umsatzgrenzen habe ich in meinem ersten Blog-Artikel dazu ausführlich erklärt. Hier geht es um die praktische Seite: woran du denken solltest, wenn deine Umsätze steigen, warum du mit deinen Zahlen nicht bis zum Jahresende warten kannst, und was der Wechsel für deine Preise bedeutet.
Zwei Grenzen, zwei völlig verschiedene Situationen
Ganz ohne die Zahlen kommen wir nicht aus, aber entscheidend ist weniger die Höhe der beiden Grenzen als der Unterschied dazwischen: Die eine schaut zurück und lässt dir Zeit, die andere greift mitten im Jahr und mitten in deiner Buchhaltung.
Die 25.000 Euro schauen auf dein Vorjahr
Hat dein Gesamtumsatz in 2026 die 25.000 Euro nicht überschritten, kannst du die Kleinunternehmerregelung in 2027 grundsätzlich weiter anwenden. Lagst du in 2026 darüber, bist du ab dem 1. Januar 2027 in der Regelbesteuerung, und zwar automatisch, ohne dass du irgendetwas beantragen musst.
Das Gute daran: Du weißt es vorher. Spätestens wenn dein Dezemberumsatz steht, weißt du, was im Januar auf dich zukommt, und hast damit einige Wochen Zeit, deine Rechnungsvorlage anzupassen, deine Buchhaltungssoftware umzustellen und vor allem deine Preise zu überprüfen, bevor du die erste Rechnung des neuen Jahres schreibst.
Die 100.000 Euro greifen im laufenden Jahr
Bist du aufgrund deines Vorjahresumsatzes weiterhin Kleinunternehmer, bleibt das auch so, solange dein Gesamtumsatz im laufenden Jahr die 100.000 Euro nicht überschreitet. Diese Grenze wird aber nicht erst am Jahresende geprüft: Bereits der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, unterliegt der Regelbesteuerung.
Und das ist eine ganz andere Situation. Nehmen wir an, du stehst im Oktober 2026 bei 98.000 Euro Gesamtumsatz, und der nächste Auftrag bringt 5.000 Euro. Die ersten 98.000 Euro bleiben umsatzsteuerfrei, aber die 5.000 Euro, mit denen du über die Grenze gehst, fallen bereits vollständig unter die Regelbesteuerung. Du kannst also nicht im Dezember feststellen, dass du bei 103.000 Euro gelandet bist, und dann ab Januar etwas ändern. Diese Rechnung hättest du im Oktober mit Umsatzsteuer schreiben müssen.
Wenn du erst im laufenden Jahr gegründet hast, gilt übrigens nicht die 100.000-Euro-Grenze, sondern die 25.000 Euro im Gründungsjahr selbst, und auch hier unterliegt bereits der Umsatz der Regelbesteuerung, mit dem du darüber gehst. Gerade bei einer Gründung, die schneller wächst als geplant, lohnt sich der Blick auf die Umsätze deshalb von Anfang an.
Du brauchst das Datum, nicht nur die Jahressumme
Hier wird es praktisch, und hier liegt auch der Grund, warum eine Buchhaltung, die einmal im Jahr gemacht wird, für dieses Thema nicht ausreicht.
Wenn du die 100.000 Euro im laufenden Jahr überschreitest, musst du in der Umsatzsteuererklärung das Datum des Umsatzes angeben, mit dem du über die Grenze gegangen bist. Nicht den Monat, nicht die Jahressumme, sondern das Datum. Bei der 25.000-Euro-Grenze aus dem Vorjahr wird dagegen kein Datum eingetragen, weil der Wechsel dort ohnehin auf den 1. Januar fällt.
Dieses Datum lässt sich im Nachhinein nur rekonstruieren, wenn deine Buchhaltung laufend geführt ist. Wenn du im Februar des Folgejahres einen Stapel Belege sortierst, um irgendwie auf eine Jahressumme zu kommen, weißt du nicht, welche Rechnung die Grenze überschritten hat, und du hast dann nicht nur ein fehlendes Datum, sondern alle Rechnungen ab diesem Tag falsch gestellt. Die musst du korrigieren, deinen Kunden gegenüber erklären und die Umsatzsteuer trotzdem abführen.
Deshalb gehört der Blick auf den Umsatz für mich zur laufenden Buchhaltung, und zwar nicht als Jahresaufgabe, sondern als Zahl, die du jeden Monat kennst. Je näher du an eine Grenze kommst, desto wichtiger wird das. Bei 40.000 Euro Jahresumsatz reicht ein Blick pro Quartal, bei 90.000 Euro solltest du wissen, wo du stehst, bevor du das nächste Angebot rausschickst.
Was der Wechsel mit deinen Preisen macht
Das ist der Punkt, den ich in der Praxis am häufigsten unterschätzt sehe, und er hat nichts mit Steuerrecht zu tun, sondern mit deiner Kalkulation.
Nehmen wir an, eine deiner Leistungen kostet bisher 100 Euro. Als Kleinunternehmer weist du darauf keine Umsatzsteuer aus, dein Kunde bezahlt 100 Euro, und diese 100 Euro sind dein Umsatz. Nach dem Wechsel in die Regelbesteuerung hast du zwei Möglichkeiten, und die sehen für dich sehr unterschiedlich aus.
Führst du die 100 Euro als Nettopreis weiter und liegt deine Leistung beim regulären Satz von 19 Prozent, dann zahlt dein Kunde künftig:
100 Euro netto + 19 Euro Umsatzsteuer = 119 Euro brutto
Bei dir bleiben weiterhin 100 Euro, der Preis für deinen Kunden steigt aber um 19 Euro.
Lässt du den Endpreis dagegen bei 100 Euro, weil du deinen Kunden gegenüber nicht erhöhen willst, sind diese 100 Euro künftig dein Bruttopreis. Darin stecken dann:
- 84,03 Euro netto, das ist dein Umsatz
- 15,97 Euro Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt abführst
Aus derselben Leistung, für die du vorher 100 Euro bekommen hast, bleiben dir also 84,03 Euro. Das sind fast 16 Prozent weniger, bei gleichem Aufwand und gleichem Preisschild. Und genau das passiert, wenn bisherige Preise unverändert ins neue Jahr übernommen werden, ohne neu zu kalkulieren.
Welcher Weg für dich der richtige ist, hängt auch davon ab, mit wem du arbeitest. Arbeitest du überwiegend mit Geschäftskunden, die selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist die zusätzliche Umsatzsteuer für sie kein echter Kostenfaktor: Sie zahlen 119 Euro und holen sich die 19 Euro zurück. Bei Privatkunden ist das anders, für sie steigt der Preis tatsächlich von 100 auf 119 Euro, und das merken sie unmittelbar.
Das heißt nicht, dass du bei Privatkunden nicht erhöhen kannst. Es heißt, dass du dir diese Entscheidung vorher überlegen solltest, statt sie im Januar unter Zeitdruck zu treffen. Und wenn du erhöhst, sag deinen Kunden rechtzeitig Bescheid, am besten mit einer kurzen Erklärung, woran das liegt. Das kommt deutlich besser an als eine Rechnung, die plötzlich 19 Prozent höher ist.
Die Vorsteuer, die du vorher nicht hattest
Es verändert sich nicht nur die Seite deiner Einnahmen, sondern auch die deiner Ausgaben, und dieser Teil wird in der Aufregung um die Preise gern vergessen.
Als Kleinunternehmer konntest du aus deinen betrieblichen Ausgaben keine Vorsteuer ziehen, du hast also immer den Bruttopreis bezahlt. Ein Laptop für 1.190 Euro hat dich 1.190 Euro gekostet. In der Regelbesteuerung kostet dich derselbe Laptop 1.000 Euro, weil du die 190 Euro Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machst.
Das gilt für alles, was du betrieblich einkaufst: Software, Fortbildungen, Büromaterial, Fachliteratur, deine Technik. Wenn du regelmäßig investierst, bekommst du auf dieser Seite also Geld zurück, das du vorher komplett selbst getragen hast. Eine vernünftige Preiskalkulation ersetzt das nicht, aber in deine Berechnung gehört es hinein, wenn du abschätzen willst, wie sich der Wechsel insgesamt auf dein Ergebnis auswirkt.
Was sonst noch auf dich zukommt
Neben Preisen und Vorsteuer gibt es ein paar Dinge, die ganz praktisch zu erledigen sind:
- Deine Rechnungsvorlage: Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung muss raus, der Umsatzsteuerausweis muss rein, mit Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag.
- Deine Buchhaltungssoftware: Sie muss auf Regelbesteuerung umgestellt werden, sonst stellt sie weiter Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Das ist meist ein einzelner Schalter, aber er wird gern vergessen.
- Die Umsatzsteuervoranmeldung: Je nach Höhe deiner Umsatzsteuer gibst du sie monatlich oder vierteljährlich ab. Das ist ein neuer Termin in deinem Kalender, und er hat eine Frist, die auch dann gilt, wenn du gerade viel zu tun hast.
- Deine laufenden Verträge und Angebote: Prüfe, ob dort Preise stehen, die du jetzt als Netto- oder als Bruttopreis verstehen willst, und ob das aus dem Text klar hervorgeht.
Halte dich nicht wegen 25.000 Euro klein
Jetzt noch etwas, das mir bei diesem Thema wirklich wichtig ist, weil ich es immer wieder sehe: Es gibt Selbstständige, die ihre Umsätze bewusst unter 25.000 Euro halten, um in der Kleinunternehmerregelung zu bleiben. Keine Umsatzsteuervoranmeldung, kein Umsatzsteuerausweis, weniger Pflichten. Das Argument ist nachvollziehbar.
Aber 25.000 Euro Umsatz im Jahr sind etwa 2.080 Euro im Monat, und das ist der Umsatz, nicht dein Gewinn. Davon gehen deine Betriebsausgaben ab, deine Versicherungen, deine Steuern. Was am Ende bei dir ankommt, ist deutlich weniger. Wenn du dein Unternehmen dauerhaft an dieser Grenze ausrichtest, richtest du es an einer Zahl aus, von der du nicht gut leben kannst.
Dazu kommt, dass du in der Kleinunternehmerregelung bei jeder Investition den vollen Bruttopreis zahlst. Der Verzicht auf Pflichten ist also nicht kostenlos, du bezahlst ihn über die Vorsteuer, die du nicht geltend machen kannst.
Und die Pflichten selbst sind weniger dramatisch, als sie aus der Distanz wirken. Eine Umsatzsteuervoranmeldung ist, wenn deine Buchhaltung läuft, eine Sache von Minuten, weil die Zahlen ohnehin da sind. Was sie voraussetzt, ist eine laufend geführte Buchhaltung, und die brauchst du für deine eigenen Entscheidungen sowieso.
Wenn du also merkst, dass du mehr könntest, dann lass die 25.000 Euro nicht die Zahl sein, die über die Größe deines Unternehmens entscheidet. Ruhe bewahren, rechtzeitig vorbereiten, und dann wachsen.
Mein Fazit
Die Kleinunternehmerregelung ist keine Entscheidung, die du einmal bei der Gründung triffst und dann jahrelang nicht mehr anschaust. Je besser dein Unternehmen läuft, desto wichtiger wird der regelmäßige Blick auf deine Umsätze, und besonders die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr kann nicht bis zur nächsten Steuererklärung warten, weil schon der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, der Regelbesteuerung unterliegt und du das Datum dieses Umsatzes später angeben musst.
Und auch wenn du über deinen Vorjahresumsatz weißt, dass du zum 1. Januar wechselst, nutze diese Wochen: Prüfe deine Preise, stelle deine Software um, überlege dir, was der Wechsel für deine Kunden und für deine eigene Kalkulation bedeutet. Dann ist der Schritt aus der Kleinunternehmerregelung kein Problem, das plötzlich vor dir steht, sondern einfach die nächste Entwicklung deines Unternehmens.
Eine individuelle Steuerberatung darf ich als Bilanzbuchhalterin nicht leisten, aber genau das, was dieses Thema voraussetzt, nämlich eine laufende Buchhaltung, in der du deine Umsätze jeden Monat siehst, baue ich sehr gerne mit dir auf. Wenn du wissen willst, wie das bei dir konkret aussehen kann, lass uns das im Analysegespräch anschauen.